Einverständniserklärung zur zweckgebundenen Datenspeicherung und -nutzung

Präambel

Der Waldkindergarten Lohr e.V. ist ein gemeinnütziger Verein, der seit 1997 einen Waldkindergarten betreibt. Da sowohl Daten von Vereinsmitgliedern, von Eltern und deren Kindern sowie Daten des Personals fortlaufend erhoben und gespeichert werden, ist uns der Datenschutz ein sehr wichtiges Anliegen. Gerade durch den zentralen Platz, den die Kinder in unserem Wirken und Tun einnehmen, die jedoch selbst noch nicht für ihre Belange einstehen können, sehen wir uns in der Verantwortung sensibel mit ihren Daten und denen ihrer Eltern umzugehen. Doch auch als Arbeitgeber verpflichten wir uns die Vertraulichkeit der Daten unseres Personals zu wahren.

Datenschutzpolitik und Verantwortlichkeiten im Verein

Die allgemeinen Grundsätze in der täglichen Arbeit des Waldkindergartens sind:

  • Transparenz durch Informationsaustausch
  • Effizienz durch Arbeitsteilung
  • Engagement durch Konsensfindung und Innovationsfreude Kindergartenvertretung

Diese werden erweitert um die Datenschutzziele, die sich an den gesetzlichen Datenschutz-Grundsätzen orientieren:

  • Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz: alle Daten werden nur nach Zustimmung erhoben
  • Zweckbindung: die Daten werden nur für die Zwecke verwendet, für die sie erhoben wurden
  • Datenminimierung
  • Richtigkeit: die Daten werden regelmäßig auf Aktualität überprüft und ggf. berichtigt oder gelöscht
  • Speicherbegrenzung
  • Integrität und Vertraulichkeit: alle Daten werden digital gespeichert und mittels Passwort und Verschlüsselung vor unbefugtem Zugriff geschützt
  • Rechenschaftspflicht: Zuständigkeiten werden transparent offengelegt und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen bei Bedarf nachgewiesen

Die Verantwortlichkeiten, die mit den unterschiedlichen Daten arbeiten sind:

  • Vorstand: Personaldaten, Daten von Eltern, Kindern und Vereinsmitgliedern
  • Vorstand: Daten von Eltern, Kindern und Interessenten, ausgewählte Personaldaten
  • Kassier: Daten von Eltern, Kindern und Vereinsmitgliedern, ausgewählte Personaldaten
  • Buchhaltung: Ausgewählte Daten von Eltern, Kindern, Vereinsmitgliedern und Personal für Zwecke der Buchhaltung und Förderanträge
  • Steuerberater: Ausgewählte Personaldaten für Zwecke der Lohnbuchhaltung
  • Wir verpflichten uns zur kontinuierlichen Verbesserung unseres Datenschutzmanagementsystems.
  • Alle Mitarbeiter des Vorstandes, des pädagogischen Teams, weitere Mitarbeiter und aktuelle Eltern werden fortlaufend für die Belange des Datenschutzes sensibilisiert und verpflichten sich zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und deren Umsetzung im Betrieb des Waldkindergartens.

Datenerhebung und –speicherung im Rahmen der Mitgliedschaft

Der Verein erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten seiner Mitglieder unter Einsatz von Datenverarbeitungssystemen (EDV) zur Erfüllung der gemäß dieser Erklärung zulässigen Zwecke und Aufgaben, wie z.B. die Mitgliederverwaltung sowie zu Informationszwecken. Bei den erhobenen Mitgliederdaten handelt es sich um Folgende: Name, Anschrift, Bankverbindung, Telefonnummern, Email-Adressen, Eintrittsdatum und Funktionen im Verein. Jedes Vereinsmitglied erhält eine Mitgliedsnummer.

Wenn der Verein Versicherungen abgeschlossen hat oder noch abschließt, aus denen er und seine Mitglieder Leistungen im Bedarfsfall beziehen können, werden die entsprechend notwendigen Daten an das Versicherungsunternehmen weitergegeben. Die Weitergabe der Daten erfolgt dann, wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung der Verträge nötig ist. Der Verein stellt hierbei vertraglich sicher, dass der Empfänger die Daten ausschließlich dem Übermittlungszweck gemäß verwendet.

Mitgliederlisten werden als Datei oder in gedruckter Form soweit an Funktionsträger des Vereins herausgegeben, wie deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordern. Vereinsmitglieder und Eltern, deren Kinder aktuell im Kindergarten betreut werden, erhalten eine Liste mit Adressdaten, Namen und Geburtstag der Kinder sowie Telefonnummern und Email-Adressen der anderen Eltern. Diese Informationen erhalten sie, um die Kommunikation untereinander im Kindergartenalltag zu verbessern bzw. um Veranstaltungen effizienter planen zu können. Bei Austritt aus dem Kindergarten sind diese Listen eigenverantwortlich von den einzelnen Familien zu löschen oder zu vernichten. Eltern können einer Aufnahme bestimmter Daten in die Adressliste schriftlich widersprechen.

Jedes Vereinsmitglied hat im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften der aktuellen Datenschutzgesetze das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, deren Empfänger und den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner Daten.

Durch ihre Mitgliedschaft und die damit verbundene Anerkennung dieser Ausführungen stimmen die Mitglieder der Erhebung, Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Übermittlung) und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten in dem vorgenannten Ausmaß und Umfang zu. Ein Datenverkauf ist nicht statthaft.

Datenerhebung und –speicherung nach Kündigung der Mitgliedschaft

Kündigt ein Mitglied seine Mitgliedschaft werden alle Daten unverzüglich gelöscht und vernichtet. Zum Zwecke der Information über besondere Veranstaltungen (Jubiläum, Ehemaligentreffen) oder Änderungen im Waldkindergarten können Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummern, Email-Adressen) gespeichert werden, wenn hierfür das Einverständnis des ehemaligen Mitglieds abgegeben wurde. Diese Einwilligung kann jederzeit zurückgenommen werden. In dem Fall werden die Daten unverzüglich gelöscht.


Das Datenschutzgesetz verpflichtet uns, Sie darauf hinzuweisen, dass wir künftig nur die Daten von Personen berücksichtigen dürfen, von denen uns ein schriftliches Einverständnis vorliegt.
Bitte bestätigen Sie uns Ihre Zustimmung, indem Sie Ihren Name und Ihre Email-Adresse im nachfolgenden Formular eintragen und an uns übermitteln!

Diese Einverständniserklärung kann jederzeit von Ihnen widerrufen werden. Bei Interesse können Sie das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten bei unserem 1. Vorstand anfragen.

Wir danken Ihnen für Ihre Unterstützung und stehen für Fragen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Dr. Susanne Neuner
1. Vorstand
Waldkindergarten Lohr am Main e.V.

Ich bin mit der Speicherung einverstanden.Ich bin mit der Speicherung nicht einverstanden.